Przenosimy pocztę do chmury Microsoftu bez utraty wiadomości i bez przerwy w pracy.
Skrzynki przenosimy falami i nocami, a stara poczta działa do chwili, w której potwierdzą Państwo, że nowa jest kompletna. Potem porządkujemy to, co zwykle zostaje po poprzednikach: logowanie potwierdzane telefonem, licencje dopasowane do tego, czego ludzie naprawdę używają, i kopie zapasowe poczty, których Microsoft za Państwa nie robi. Katowice i cała Polska.
- Bez utraty wiadomości
- Bez przerwy w pracy
- Licencje na jednej fakturze w złotówkach
- Wsparcie po polsku
Trzy sytuacje, w których firmy nas o to proszą.
Za każdym razem zaczynamy tak samo: od obejrzenia tego, co jest, i od policzenia, ile to naprawdę kosztuje.
Stary serwer pocztowy zaczyna sprawiać kłopoty
Sprzęt ma swoje lata, producent zakończył wsparcie dla używanej wersji, a każda awaria oznacza, że firma nie odbiera zamówień. Utrzymanie takiego serwera kosztuje coraz więcej uwagi, a rośnie tylko ryzyko.
Chmura jest, ale nikt nad nią nie panuje
Poczta i dokumenty już są w chmurze, tylko nikt jej nie ustawił do końca. Logowanie bez potwierdzenia w telefonie, licencje droższe niż potrzeba, otwarty dostęp dla gości z zewnątrz, brak kopii zapasowych. Zwykle to spadek po poprzednim dostawcy albo po kimś, kto odszedł z firmy.
Firma rośnie i potrzebuje porządku
Wspólne dokumenty zamiast pięciu wersji tego samego pliku, ten sam dostęp z komputera i z telefonu, sprawne zakładanie kont nowym pracownikom i równie sprawne odbieranie dostępu tym, którzy odchodzą.
Co robimy dokładnie.
Zakres zapisujemy w umowie przed startem. Dzielimy go na dwie części: samą przeprowadzkę i porządek, który po niej zostaje.
Przeprowadzka
- Przenosimy pocztę ze starego serwera, z hostingu i z Google Workspace, czyli z konkurencyjnej usługi pocztowej
- Pracujemy falami i nocami; po każdej fali potwierdzają Państwo, że wiadomości są komplete, zanim ruszymy dalej
- W okresie przejściowym część osób pracuje jeszcze na starym serwerze, a część już w chmurze, i wszyscy widzą swoje kalendarze nawzajem
- Stara skrzynka zostaje włączona do chwili, w której potwierdzą Państwo, że nowa działa
Porządek po przeprowadzce
- Zakładanie kont nowym pracownikom i odbieranie dostępu tym, którzy odchodzą, według jednej ustalonej listy kroków
- Nowy komputer konfiguruje się sam według zasad firmy, bez wizyty informatyka przy każdym biurku
- Szyfrowanie dysków w komputerach i telefonach, żeby zgubiony sprzęt nie oznaczał wycieku dokumentów
- Licencje na jednej fakturze w złotówkach, w cenie producenta, ze wsparciem po polsku
Co włączamy zawsze, niezależnie od wielkości firmy
| Ustawienie | Co to zmienia w praktyce |
|---|---|
| Logowanie potwierdzane w telefonie | samo hasło przestaje wystarczać; wykradzione hasło nie daje nikomu dostępu do poczty |
| Blokada logowań z krajów, w których firma nie działa | większość prób włamania na skrzynki idzie z zagranicy i zatrzymuje się na tej jednej regule |
| Wyłączenie starych sposobów logowania | stare programy pocztowe pozwalają obejść potwierdzanie w telefonie; wyłączamy tę furtkę |
| Przegląd uprawnień administratorów co kwartał | nikt nie zostaje z pełnym dostępem tylko dlatego, że kiedyś go potrzebował |
| Oznaczenia poufności i ochrona dokumentów | dokument oznaczony jako poufny nie wychodzi z firmy przez pomyłkową wysyłkę ani przez prywatny dysk |
| Zasady przechowywania wiadomości | wiadomości żyją tyle, ile ustalimy, a nie tyle, ile pamięta pojedynczy pracownik |
| Kopie zapasowe poczty i dokumentów | Microsoft ich za Państwa nie wykonuje; to osobne rozwiązanie i osobna umowa |
Ten zestaw wchodzi do każdej umowy. Nie sprzedajemy go jako dodatku, bo bez niego przeprowadzka do chmury przenosi problem, zamiast go rozwiązać.
Trzy fazy. Żadna nie rusza bez potwierdzenia poprzedniej.
Zanim ruszy pierwsza faza, rozmawiamy bezpłatnie przez trzydzieści minut i robimy przegląd Państwa poczty. Przegląd jest usługą płatną, a jego koszt zostaje po naszej stronie, kiedy po nim ruszamy z przeprowadzką. Terminy podajemy dla firmy do stu osób; przy większej skali zmienia się liczba fal, nie sposób pracy.
01
Przygotowanie
1 do 2 tygodni
Zakładamy konta, ustawiamy domenę i zabezpieczenia poczty, łączymy chmurę z lokalną bazą użytkowników, żeby ludzie logowali się jednym hasłem. Na koniec dostają Państwo działające konta i opisaną konfigurację.
02
Przenoszenie skrzynek falami
2 do 3 tygodni
Zaczynamy od kilku osób, zwykle od zarządu i osób technicznych. Każda kolejna fala rusza dopiero po potwierdzeniu poprzedniej. Na koniec dostają Państwo wszystkie skrzynki w nowym miejscu, z zachowanymi folderami, kalendarzami i kontaktami.
03
Zamknięcie i zasady
1 tydzień
Gasimy stary serwer, wprowadzamy zabezpieczenia, uruchamiamy kopie zapasowe. Na koniec dostają Państwo dokumentację środowiska i przeszkolony zespół.
Szkolenie ludzi to osobny punkt, nie dodatek
Największy kłopot przy takiej przeprowadzce jest ludzki, nie techniczny. Kierowcy, magazyn i produkcja nagle dostają potwierdzanie logowania w telefonie i nikt im nie wytłumaczył, po co. Robimy krótkie, półgodzinne spotkania dla każdej grupy, na miejscu, przed jej falą. W realizacji opisanej niżej właśnie to zdecydowało o powodzeniu projektu.
Jak to wyglądało w spółce logistycznej na 85 osób pod Katowicami.
Co zastaliśmy i co z tego zrobiliśmy
Spółka logistyczna spod Katowic, 85 osób, poczta na własnym serwerze po ośmiu latach pracy, prawie pół terabajta wiadomości. Do tego osobno opłacany filtr poczty, brak potwierdzania logowania, brak kopii zapasowych skrzynek i zdalny dostęp przez połączenie, które od lat uchodzi za niebezpieczne.
Przenieśliśmy wszystko w trzech falach przez sześć tygodni: najpierw pięć osób z zarządu i obsługi informatycznej, potem biuro, na końcu magazyn i kierowcy. Potwierdzanie logowania wprowadzaliśmy równolegle z drugą falą, poprzedzając je półgodzinnym spotkaniem w każdym magazynie. Stary serwer zgasiliśmy dopiero w szóstym tygodniu, po potwierdzeniu kompletu wiadomości.
Wynik
| Przeniesione skrzynki | 85 |
|---|---|
| Utracone wiadomości | żadne |
| Przerwa w pracy | żadna |
| Czas projektu | 6 tygodni zamiast planowanych 8 |
| Telefony o zapomniane hasła rok później | żadne |
Nazw klientów nie podajemy, bo wiążą nas umowy o poufności. Branża, wielkość firmy i liczby są prawdziwe.
Kiedy ta usługa ma sens, a kiedy nie.
Przenosimy w obie strony i doradzamy uczciwie, także wtedy, kiedy oznacza to brak zlecenia.
Ma sens, kiedy
- poczta stoi na własnym serwerze, którego producent już nie wspiera,
- poczta leży na hostingu razem ze stroną internetową i nikt tego nie pilnuje,
- firma pracuje na konkurencyjnej usłudze i chce się przenieść,
- chmura Microsoftu już jest, ale została ustawiona byle jak.
Nie ma sensu, kiedy
- wymogi branżowe każą trzymać pocztę na własnym sprzęcie,
- firma świadomie i skutecznie pracuje na konkurencyjnej usłudze i nic jej w niej nie przeszkadza.
W pierwszym przypadku proponujemy uporządkowanie tego, co jest, zamiast przeprowadzki. W drugim mówimy wprost, że nie widzimy powodu do zmiany, i na tym kończymy rozmowę o migracji.
Pytania, które słyszymy najczęściej.
Cena jest ta sama, bo obowiązuje cennik producenta. Różnica dotyczy trzech rzeczy: waluty na fakturze, języka wsparcia i tego, czy po drugiej stronie telefonu jest ktoś, kto zna Państwa środowisko. U nas faktura jest w złotówkach, rozmowa po polsku, a przy problemie nie trzeba od nowa tłumaczyć, jak firma jest zbudowana.
Tak, przenosimy z Google Workspace. Jest to trudniejsze niż przeniesienie ze starego serwera pocztowego, bo inaczej wyglądają foldery, kontakty i kalendarze, ale przebieg jest przewidywalny. Doradzamy też w drugą stronę: jeśli Państwa firma pracuje głównie na komputerach Apple i prostych narzędziach, powiemy wprost, że przeprowadzka do Microsoftu niewiele zmieni.
Przenosimy je nocami, a archiwa osobno, po głównej fali. Duża skrzynka kopiuje się kilka godzin przez typowe firmowe łącze, więc rano ludzie zastają wszystko na miejscu. Jeżeli archiwum jest naprawdę duże, zostawiamy je na koniec i przenosimy w tle, kiedy firma pracuje już w nowym miejscu.
Dla firm poniżej dwustu pięćdziesięciu osób przeprowadzka jest zwykle tańsza i bezpieczniejsza niż utrzymywanie serwera, wymiana sprzętu co kilka lat i pilnowanie poprawek. Powyżej tej wielkości, a zwłaszcza przy wymogach branżowych każących trzymać dane na własnym sprzęcie, rachunek bywa odwrotny. Liczymy to w przeglądzie poczty, zanim cokolwiek zaproponujemy.
Dane leżą w centrach danych na terenie Unii Europejskiej, a umowa powierzenia przetwarzania jest częścią usługi. Po naszej stronie zostaje to, czego producent nie ustawi za Państwa: zasady przechowywania wiadomości, oznaczenia poufności i ochrona dokumentów przed wyniesieniem z firmy. To wchodzi do standardu każdej umowy.
Do wyboru. Możemy zostać na stałej opiece: pilnujemy zabezpieczeń, kopii i licencji, raz w miesiącu przysyłamy raport. Możemy też przekazać wszystko Państwa informatykowi razem z dokumentacją i szkoleniem. Umowa na opiekę jest dobrowolna i nie jest warunkiem wykonania przeprowadzki.
Zacznijmy od rozmowy o Państwa poczcie. Trzydzieści minut z inżynierem, bezpłatnie.
Formularz czyta inżynier, nie dział sprzedaży. Pierwsza rozmowa nic nie kosztuje i do niczego nie zobowiązuje: trzydzieści minut, bez faktury. Rozmowa jest bezpłatna. Zakres i koszt dalszych prac ustalamy dopiero po niej, na piśmie. Nikogo nie zapisujemy do newslettera i nie przekazujemy numerów dalej.
Co dalej
- Oddzwaniamy w ciągu czterech godzin roboczych
- Rozmawiamy trzydzieści minut z inżynierem, bezpłatnie
- Jeśli warto wejść głębiej, proponujemy przegląd poczty i chmury z zakresem i wyceną na piśmie
Deep Solutions Sp. z o.o.
ul. gen. Jankego 211
40-684 Katowice
biuro@deepsolutions.it
NIP 9542858014 · KRS 0001046202
Godziny pracy: poniedziałek do piątku, 8:00 do 16:00
Klienci z umową serwisową mają osobny numer i indywidualnie ustalone godziny