Sztuczna inteligencja, która pracuje u Państwa, nie w cudzej chmurze. Automatyzacja procesów bez wynoszenia danych z firmy.

Kupienie firmie dostępu do popularnego czatu jeszcze niczego nie automatyzuje. Automatyzacja zaczyna się od trzech ustaleń: który proces program ma przejąć, do jakich danych wolno mu sięgnąć i kto zatwierdza wynik. Budujemy to na Państwa serwerze albo na naszym w Polsce, żeby dokumenty firmy nie wychodziły na zewnątrz. Tak samo pracujemy u siebie i dokładnie to samo radzimy klientom. Katowice i cała Polska.

Tak samo pracujemy u siebie

Nie muszą Państwo wiedzieć, co da się zautomatyzować.

Wystarczy, że powiedzą nam Państwo, co w firmie robi się najczęściej i zawsze tak samo. Resztę policzymy, zbudujemy i wdrożymy.

O co pytamy na pierwszej rozmowie

Zanim porozmawiamy o automatyzacji, warto wiedzieć, co w firmie już się dzieje. Bez oceniania ludzi.

Pracownicy wklejają firmowe dokumenty do publicznych czatów w internecie, bo tak jest szybciej, a nikt im nie powiedział, że nie wolno. Robią to w dobrej wierze: chcą skrócić pracę, którą i tak muszą wykonać. W typowej firmie wychodzi tą drogą mniej więcej to:

„Przecież to tylko szybsze pisanie."

Wklejony dokument nie znika po zamknięciu okna. Zostaje na serwerze dostawcy, zwykle poza Polską, i firma przestaje wiedzieć, gdzie leży jej umowa, jak długo tam poleży i kto ma do niej dostęp. To już nie jest kwestia tempa pisania, tylko tego, gdzie krążą dane firmy.

„Nic wrażliwego tam nie idzie."

Zwykle idzie, tylko pod inną nazwą. Cennik, sposób wyceny, receptura, lista klientów i to, jak Państwo pracują, czyli dokładnie to, co odróżnia firmę od konkurencji. Buduje się to latami, a oddaje w kilka sekund, przy zwykłym poleceniu „streść mi to”. Narzędzie uczy się na tym, co dostaje, a Państwo nie mają nad tym żadnej kontroli.

„Mamy zaporę i ochronę poczty."

I to jest potrzebne, tylko pilnuje tego, co próbuje wejść do firmy. Dokument, który pracownik sam wysyła na zewnątrz, wygląda dla tych zabezpieczeń jak zwykłe wejście na stronę internetową i przechodzi bez zatrzymania. Firma płaci za mur od zewnątrz i jednocześnie zostawia otwarte drzwi od środka, w cenie abonamentu za czat.

„Odpowiada za to dostawca narzędzia."

Nie odpowiada, i mówią o tym wprost jego własne warunki usługi. Za dane swojej firmy odpowiada firma, a odpowiedzialność zatrzymuje się na zarządzie, nie na pracowniku, który coś wkleił. My odpowiadamy za stronę techniczną: gdzie dane leżą, kto ma do nich dostęp i czy da się pokazać, kto zatwierdził wynik. Pytania o umowy i obowiązki kierujemy do zaprzyjaźnionej kancelarii, bo nie jesteśmy prawnikami.

Jak to rozwiązujemy. Sztuczna inteligencja pracuje u Państwa, a nie u kogoś w internecie.

W firmie od kilkunastu do kilkuset stanowisk najwięcej czasu zjada praca, która ma jasne zasady i wraca codziennie. Bierzemy ją na siebie w całości: od uruchomienia modelu na Państwa sprzęcie po działający proces, który sam prowadzi dokument od wpłynięcia do zatwierdzenia.

Model językowy i wyszukiwanie po dokumentach na serwerze, który należy do Państwa

Model językowy to program, który czyta tekst i pisze odpowiedzi. Stawiamy go na Państwa własnym serwerze, a jeśli nie chcą Państwo kupować sprzętu, na naszym w Polsce, w środowisku wydzielonym tylko dla Państwa firmy. Nie oddajemy tego dalej, do żadnej zagranicznej usługi. Do tego dokładamy wyszukiwanie po Państwa dokumentach, żeby program odpowiadał na podstawie Państwa umów i procedur, a nie ogólnej wiedzy z internetu. Do prostszych zadań wystarcza mniejszy model, tańszy w utrzymaniu; nie każdy proces potrzebuje największego.

Co	Gdzie to zostaje
Dokumenty, umowy i dane osobowe	zostają na serwerze, który należy do Państwa, i nie opuszczają firmy
Pytania zadawane programowi	zostają w tym samym miejscu razem z odpowiedziami
Firmowe know-how	nie zasila cudzego narzędzia; model niczego się na Państwa dokumentach nie uczy na zewnątrz
Zapytania, których model lokalny nie udźwignie	kierujemy dalej dopiero po usunięciu danych osobowych i identyfikatorów, i tylko wtedy, gdy zgodzą się Państwo na to na piśmie
Koszt	sprzęt i utrzymanie, a nie opłata naliczana od każdego zapytania
Nasz dostęp	serwisowy, zapisany w umowie, wyłącznie do utrzymania rozwiązania

Czy w Państwa przypadku bardziej opłaca się własny serwer, czy środowisko u nas, liczymy w przeglądzie procesów, zanim cokolwiek kupimy.

Sześć procesów, które zdejmujemy z ludzi

Obieg dokumentów kosztowych

Faktury i umowy przychodzą mailem, w skanach i w kilku formatach. Program odczytuje z nich treść, dopasowuje do zamówienia i kontrahenta, proponuje przypisanie do właściwego projektu i konta, a księgowość to zatwierdza albo poprawia. Człowiek przestaje przepisywać, a zaczyna sprawdzać.

Oferty i odpowiedzi na zapytania

Zapytanie trafia do programu razem z Państwa cennikiem, warunkami i historią wcześniejszych ofert. Wraca projekt odpowiedzi z pozycjami i cenami wziętymi z Państwa danych, a nie z internetu. Handlowiec poprawia i wysyła, zamiast składać wszystko od zera.

Przenoszenie danych między systemami, które ze sobą nie rozmawiają

Program magazynowy, kadrowy, księgowy i sklep zwykle nie mają wspólnego języka, więc ktoś przepisuje te same dane po kilka razy. Budujemy między nimi przejście: dane idą same, w ustalonym rytmie, a rozbieżności trafiają na listę do wyjaśnienia, zamiast po cichu ginąć.

Raporty zarządcze zawsze tym samym wzorcem

Ten sam raport pytany za każdym razem inaczej wychodzi za każdym razem inaczej i nie da się porównać miesięcy. Ustalamy jeden zatwierdzony wzorzec: te same źródła, ten sam układ, ta sama definicja liczb. Raport czeka gotowy rano, a poprzednie okresy da się do niego przyłożyć.

Obsługa zgłoszeń i korespondencji

Zgłoszenia i wiadomości przychodzą jednym strumieniem. Program czyta treść, rozpoznaje, czego dotyczy sprawa, przypisuje ją do właściwej osoby i pilnuje terminu odpowiedzi. Sprawy trudne dalej trafiają do człowieka, tylko szybciej i z kompletem informacji.

Wyszukiwanie w firmowej wiedzy

Umowy, dokumentacja, procedury i notatki z lat leżą w kilkunastu miejscach, a wie o nich jedna osoba. Uruchamiamy wyszukiwanie, które odpowiada zdaniem i pokazuje, z którego dokumentu je wzięło. Pracuje na Państwa serwerze, więc ta wiedza nie wychodzi poza firmę.

Nie jest to lista wzięta z broszury. Ten sam sposób pracy i te same narzędzia mamy uruchomione u siebie na produkcji i opisujemy je niżej, razem z liczbami.

Zasady, na których to budujemy. Wpisujemy je do umowy.

Za dane swojej firmy odpowiada firma, nie dostawca narzędzia. My odpowiadamy za stronę techniczną: żeby dane miały gdzie zostać, żeby program sięgał tylko tam, gdzie musi, i żeby dało się pokazać, kto zatwierdził wynik.

Program dostaje tyle dostępu, ile nowy pracownik

Nowej osobie nie daje się kluczy do wszystkich szaf, tylko tego, co jest potrzebne do jej zadania. Z programem robimy dokładnie tak samo: konkretna wiedza, konkretny proces, konkretne uprawnienia. Gotowe dodatki, które chcą dostępu do całej poczty i wszystkich dokumentów firmy, łamią tę zasadę na wejściu i dlatego ich nie stawiamy.

Wynik zatwierdza człowiek, a zatwierdzenie zostaje zapisane

Program przygotowuje, decyduje osoba. Zapis, kto i kiedy zatwierdził oraz na jakiej podstawie, zostaje w systemie na lata, bo pytanie o decyzję sprzed roku wraca wtedy, kiedy nikt już jej nie pamięta. Bez tego zapisu nie da się później wykazać, że proces był pod kontrolą.

Ten sam raport ma wychodzić tak samo co miesiąc

Program pytany za każdym razem inaczej odpowiada za każdym razem inaczej. Dlatego nie układamy zapytań na bieżąco: przygotowujemy zatwierdzone wzorce dla poszczególnych działów i sprawdzamy, czy odpowiedź opiera się na Państwa dokumentach, zanim ktoś podejmie na jej podstawie decyzję.

Nie uzależniamy Państwa od jednego dostawcy

Firma oparta w całości na jednej zewnętrznej usłudze nie ma planu na to, że usługa zniknie, zmieni warunki albo podniesie cenę z dnia na dzień. Budujemy na narzędziach otwartych, konfiguracja zostaje u Państwa, a model da się wymienić na inny bez przebudowy procesu.

Co może wyjść z firmy, ustalamy na piśmie

Domyślnie nie wychodzi nic. Jeśli pojedyncze zadanie przerasta model pracujący u Państwa, usuwamy z zapytania dane osobowe i identyfikatory, a zgoda na wysłanie go dalej jest pisemna i dotyczy konkretnego rodzaju spraw, nie wszystkiego naraz.

Radzimy to, co sami mamy wdrożone

Nie odsprzedajemy cudzych licencji i nie doradzamy z broszury. Każdą z tych zasad mamy uruchomioną u siebie: model językowy pracuje na naszym serwerze i czyta nasze dokumenty, wnioski urlopowe chodzą własnym obiegiem od ponad pół roku, a dokumenty ze skanów odczytuje program, nie człowiek. Tego samego uczymy się na własnych błędach, zanim zaproponujemy to komukolwiek.

Pięć etapów. Pierwszy to rozmowa, która nic nie kosztuje.

Pracujemy na narzędziach otwartych, przede wszystkim na n8n, które zostają u Państwa razem z konfiguracją. Nie zamykamy nikogo we własnym rozwiązaniu.

Etap	Czas	Co z tego zostaje
Rozmowa z inżynierem	30 minut, bezpłatnie	wstępna lista procesów wartych policzenia i szczera odpowiedź, czy jest o czym rozmawiać dalej
Przegląd procesów	90 minut i kilka dni, usługa płatna	warsztat u Państwa albo zdalnie, a po nim trzy do pięciu procesów w kolejności opłacalności, z oszacowaniem pracy i zysku na czasie; koszt przeglądu zostaje po naszej stronie, kiedy po nim ruszamy z wdrożeniem
Pierwszy proces	4 do 6 tygodni	działający proces na produkcji, przeszkolony zespół i dokumentacja; jeśli w grę wchodzi model na Państwa serwerze, uruchamiamy go na tym etapie
Kolejne procesy	wycena osobno	następne obszary, taniej niż pierwszy, bo sprzęt i wiedza o Państwa systemach już są
Utrzymanie	umowa miesięczna	nadzór nad działającymi procesami, alerty przy błędach, poprawki, aktualizacje i przegląd uprawnień programu

Czasem odpowiedź brzmi: nie warto

Zdarza się, że po policzeniu wychodzi, że u Państwa nie ma czego automatyzować albo że rachunek się nie spina. Mówimy to od razu, na rozmowie albo w raporcie z przeglądu, a nie po trzecim spotkaniu.

To samo mamy wdrożone u siebie. Można to obejrzeć na żywo.

Zanim zaproponujemy komukolwiek zmianę sposobu pracy, sprawdzamy ją na własnej firmie. Poniżej nasz obieg wniosków urlopowych: pracuje na produkcji od ponad pół roku i przeszedł już przez własne awarie.

Jak było wcześniej

Wnioski urlopowe przychodziły mailem, papierem i przez komunikator. Kierownik ręcznie sprawdzał, ile dni komu zostało. Ktoś wpisywał termin do wspólnego kalendarza, ktoś inny aktualizował zestawienie. Miesięcznie schodziło na to około ośmiu godzin pracy administracyjnej i rozproszony czas kierowników.

Co się zmieniło

Wniosek przychodzi mailem. Program odczytuje skan, sprawdza w kalendarzu, ile dni zostało i czy ktoś inny nie ma wtedy urlopu, a potem albo sam wpisuje termin i powiadamia zespół, albo kieruje sprawę do kierownika. Decyzję kierownika program zapisuje. Błędy trafiają do osobnego obiegu, który zgłasza je nam, zamiast po cichu je gubić.

Kroki wykonywane bez udziału człowieka	38
Czas wdrożenia u nas	3 tygodnie
Praca administracyjna miesięcznie	około ośmiu godzin mniej
Pomyłki w liczbie dni	żadne; program porównuje deklarację z kalendarzem i zatrzymuje wniosek przy rozbieżności
Czas pracy na produkcji	ponad pół roku bez przerwy

Co jeszcze pracuje u nas na produkcji

Wszystko to możemy Państwu pokazać na żywo: same kroki procesu, historię błędów i to, co poprawialiśmy po drodze. Dowód, który da się obejrzeć w godzinę i podłubać w nim przy nas, jest naszym zdaniem mocniejszy niż opis projektu, którego nikt nie sprawdzi.

Kiedy to się opłaca, a kiedy nie.

Wolimy powiedzieć to na pierwszej rozmowie niż po wdrożeniu.

Ma sens, kiedy

Nie ma sensu, kiedy

Mówimy to wprost, także wtedy, kiedy oznacza to dla nas brak zlecenia. Rozmowa i tak nic nie kosztuje.

Automatyzacja nie jest planem na zwolnienia

Ma zdjąć z ludzi pracę, której nikt nie lubi: przepisywanie, sprawdzanie i przeklejanie tego samego po raz trzeci. Czas, który się z tego bierze, wraca do rzeczy, których program nie zrobi: do rozmowy z klientem, do spraw trudnych i do pilnowania jakości. Firmy, które automatyzują po to, żeby zwolnić ludzi, tracą przy okazji wiedzę, której potem nie da się odkupić.

Pytania, które słyszymy najczęściej.

Nie wiemy, co u nas da się zautomatyzować. Od czego zacząć?

Nie muszą Państwo tego wiedzieć, to nasza robota. Wystarczy wskazać, co w firmie robi się najczęściej i zawsze tak samo, kto to dziś robi ręcznie i które dane nie mogą wyjść poza firmę. Resztę policzymy: ile razy w miesiącu proces się zdarza, ile trwa, ile kosztuje pomyłka i ile pracy wymaga jego zbudowanie. Pierwsze przymiarki robimy na bezpłatnej rozmowie, pełny rachunek w przeglądzie procesów.

Czy trzeba zabronić pracownikom korzystania z czatów w internecie?

Zakaz zwykle nie działa, bo ludzie i tak muszą wykonać swoją pracę i znajdą obejście. Sensowniej ustalić trzy rzeczy: co w ogóle może opuścić firmę, dać ludziom narzędzie, które zostaje w środku i jest równie wygodne, a przy tym, co wychodzi, automatycznie usuwać dane osobowe i identyfikatory. Wtedy pracownik nie musi za każdym razem zgadywać, czy wolno.

Czy sztuczna inteligencja na własnym serwerze dorównuje tej z internetu?

Przy typowych zadaniach biurowych, czyli streszczaniu, przypisywaniu dokumentów do kategorii, wyciąganiu danych z pism i wyszukiwaniu we własnych dokumentach, tak. Do takich zadań wystarcza mniejszy model, tańszy w utrzymaniu. Przy zadaniach wymagających długiego rozumowania usługi z internetu wciąż są lepsze, więc pojedyncze zapytanie kierujemy dalej, ale dopiero po usunięciu danych osobowych i tylko za Państwa pisemną zgodą.

Nie mamy serwera z mocną kartą graficzną. Co wtedy?

Są dwie drogi. Pierwsza: uruchamiamy model na naszym serwerze w Polsce, w środowisku wydzielonym tylko dla Państwa firmy, i nie oddajemy tego dalej żadnej zagranicznej usłudze. Druga: kupują Państwo jeden serwer i model przenosi się na niego bez przebudowy procesów. Która wychodzi taniej przy Państwa skali, liczymy w przeglądzie procesów, zanim cokolwiek trzeba kupić.

Jak pilnujecie, żeby program nie sięgnął tam, gdzie nie powinien?

Tak samo jak przy nowym pracowniku: dostaje dostęp wyłącznie do tego, co jest potrzebne w jego zadaniu, i do niczego więcej. Uprawnienia spisujemy, a przy utrzymaniu przeglądamy je okresowo, bo firmy się zmieniają. Nie stawiamy gotowych dodatków, które do działania żądają dostępu do całej poczty i wszystkich dokumentów firmy.

Skąd pewność, że ten sam raport wyjdzie za miesiąc tak samo?

Bo zapytania nie są układane za każdym razem od nowa. Dla każdego powtarzalnego zadania powstaje zatwierdzony wzorzec: te same źródła, ten sam układ i ta sama definicja liczb. Do tego program sprawdza, czy odpowiedź opiera się na Państwa dokumentach, a wynik zatwierdza człowiek i to zatwierdzenie zostaje zapisane. Dzięki temu miesiące da się ze sobą porównać.

Kto to potem utrzymuje i co, jeśli się rozstaniemy?

Do wyboru. Możemy utrzymywać my, na umowie miesięcznej: nadzór, alerty przy błędach, poprawki, aktualizacje i przegląd uprawnień. Może też Państwa zespół, po szkoleniu i przekazaniu dokumentacji. Narzędzia są otwarte i zostają u Państwa razem z konfiguracją, a model da się wymienić na inny, więc rozstanie z nami nie oznacza budowania wszystkiego od nowa.

Czy pokażecie, że to naprawdę działa?

Tak, na własnym środowisku. Obieg wniosków urlopowych pracuje u nas na produkcji od ponad pół roku, razem z odczytywaniem skanów, wpisami do kalendarza i powiadomieniami. Na naszym serwerze pracuje też model językowy, który czyta nasze dokumenty. Możemy to pokazać na żywo, z historią błędów i poprawek, i przy Państwu odpowiedzieć na pytanie, jak to samo zachowa się na Państwa danych.

Zacznijmy od rozmowy o Państwa procesach. Trzydzieści minut z inżynierem, bezpłatnie.

Formularz czyta inżynier, nie dział sprzedaży. Pierwsza rozmowa nic nie kosztuje i do niczego nie zobowiązuje: trzydzieści minut, bez faktury. Rozmowa jest bezpłatna. Zakres i koszt dalszych prac ustalamy dopiero po niej, na piśmie. Nikogo nie zapisujemy do newslettera i nie przekazujemy numerów dalej.

Co dalej

+48 32 888 70 87

Deep Solutions Sp. z o.o.
ul. gen. Jankego 211
40-684 Katowice

biuro@deepsolutions.it
NIP 9542858014 · KRS 0001046202

Godziny pracy: poniedziałek do piątku, 8:00 do 16:00
Klienci z umową serwisową mają osobny numer i indywidualnie ustalone godziny